News & Events

5 Fungsi Back-Office yang Perlu di Automasi

Published on September 10, 2020

1. Keuangan dan Akuntansi: Hutang Dagang

Departemen AP jarang memiliki sumber daya yang cukup dan ditekan untuk melakukan lebih banyak. Hal ini sangat menantang karena aliran invoice masuk menurunkan efisiensi pemrosesan, diukur dengan jumlah invoice per full-time equivalent (FTE), yang setara dengan pegawai AP yang bekerja delapan jam sehari.

Dalam organisasi yang telah mengadopsi otomatisasi hutang akun di mana setidaknya 70% dari invoice diterima secara elektronik dan kemudian diproses melalui alur kerja otomatis satu pegawai AP dapat memproses lebih dari 22.500 faktur per tahun. Dalam organisasi serupa yang masih memproses faktur secara manual, kinerja petugas AP tunggal bisa menjadi sepersepuluh dari output.

Otomasi meningkatkan kinerja proses AP dan mengurangi biaya dengan menghilangkan entri data faktur, penanganan faktur manual, dan perutean yang diperlukan dalam lingkungan manual atau semi-otomatis. Bot yang didukung kecerdasan buatan (AI) secara otomatis mengekstrak dan memvalidasi data faktur, mencocokkan faktur dengan pesanan pembelian dan tanda terima bukti pengiriman, dan memposting faktur yang disetujui langsung ke platform ERP.

5 Fungsi Back-Office yang Perlu di Automasi

2. Keuangan dan Akuntansi: Piutang

Piutang, meskipun penting untuk menjalankan bisnis, diisi dengan tugas-tugas yang memakan waktu, rumit, dan manual. Dalam banyak kasus, karyawan harus memasukkan data secara manual dari pesanan pembelian yang masuk dan kemudian dari satu sistem ke sistem lainnya. Semua ini menghasilkan proses yang menyakitkan dan lambat yang rentan terhadap kesalahan.

Meskipun fungsi ini bervariasi dari satu perusahaan ke perusahaan lain, ada empat area proses utama:

  • pemrosesan pesanan
  • pemenuhan pesanan
  • pembuatan faktur
  • alokasi kas

Otomatisasi cerdas dapat mengotomatiskan seluruh proses, menghilangkan kesalahan manusia dari persamaan. Dengan secara otomatis menangkap informasi pesanan yang masuk, mengotomatiskan tugas-tugas seperti membuat dokumen hilir, dan memasukkan informasi pesanan ke dalam solusi ERP, organisasi dapat mengurangi waktu pembayaran harian yang panjang, mempercepat proses pengumpulan dan meningkatkan arus kas.

3. Sumber Daya Manusia (SDM): Orientasi Karyawan

Milenial merupakan lebih dari sepertiga angkatan kerja. Mereka membawa ekspektasi tinggi akan fleksibilitas, akomodasi, dan keterbukaan kepada perusahaan yang mempekerjakan mereka. Dan mereka adalah kekuatan yang harus diperhitungkan saat Anda merekrut dan mempekerjakan serta berusaha mempertahankan mereka. Gallup memperkirakan omset milenial merugikan bisnis global $ 30,5 miliar setiap tahun.

Tugas seperti mengisi formulir standar, mengirimkan pemberitahuan, dan mengisi berbagai catatan database dapat ditangani dengan baik oleh otomatisasi. Bot bertenaga AI akan menghemat waktu dan memberikan pekerjaan bebas kesalahan dalam hitungan menit sambil menghindari jalur komunikasi email yang besar.

Akibatnya, HR dapat fokus pada inisiatif strategis lainnya daripada dokumen, meningkatkan pengalaman karyawan secara keseluruhan. Pengusaha dan karyawan mendapatkan pengalaman orientasi tanpa kerumitan di semua platform SDM berbeda yang digunakan perusahaan Anda.

4. Sumber Daya Manusia (SDM): Pengelolaan Data Karyawan

Manajemen data karyawan adalah salah satu volume tertinggi, proses transaksi-berat dalam HR. Perubahan dan permintaan data berasal dari berbagai sistem, dan itu termasuk hand-off antara beberapa pemangku kepentingan lintas departemen.

Studi Tren Modal Manusia Global Deloitte tahun 2017 menemukan 22% organisasi SDM berkinerja tertinggi saat ini menerapkan atau telah mengimplementasikan otomatisasi, dibandingkan dengan hanya 6% organisasi berkinerja terendah. Hampir setengah dari eksekutif layanan berbagi global HR percaya RPA akan memberikan penghematan 10 hingga 20% untuk bisnis mereka, survei Deloitte menemukan, dengan 9% mengharapkan penghematan 40% atau lebih.

Baca juga: Mengapa Back Office Membutuhkan Automasi?

Otomatisasi dapat membantu menjembatani kesenjangan antara sistem yang berbeda ini dan memicu pemberitahuan atau alur kerja tambahan untuk menyertakan tim dan departemen yang diperlukan. Semua ini dapat dicapai dengan waktu siklus minimum dan tanpa kesalahan.

Hal ini membuat HR fokus pada membangun pengalaman karyawan yang holistik dan memperkaya langsung dari orientasi hingga melibatkan mereka sebagai kontributor penting bagi kesuksesan organisasi.

5. IT: Service Desk

Meja layanan TI biasanya membahas masalah-masalah seperti permintaan layanan, manajemen insiden, manajemen masalah, manajemen perubahan, manajemen aset, dan pelaporan. Banyak dari permintaan ini sangat transaksional dan berulang. Mengatasinya secara manual sering kali menghasilkan pengalaman karyawan yang kurang dari ideal dan membuang sumber daya yang berharga pada tugas yang melelahkan, transaksional, dan rutin.

Meja layanan TI perlu berevolusi untuk dapat menyelesaikan masalah secara proaktif, dengan penggunaan analitik dan otomatisasi cerdas untuk memperkirakan masalah atau memicu perbaikan segera setelah masalah muncul. Beralih dari sikap reaktif ke sikap proaktif dapat dicapai melalui otomatisasi.

Otomatisasi cerdas dapat membantu TI memastikan kelangsungan bisnis dengan secara otomatis menentukan urutan prioritas tiket masuk dan mengarahkannya ke antrean yang tepat. Kasus seperti pengaturan ulang kata sandi dan masalah umum lainnya dapat memicu bot tertentu yang secara otomatis menyelesaikan masalah ini menggunakan alur kerja yang disetujui IT. Resolusi tiket hands-free ini akan memberi TI waktu untuk fokus pada prioritas strategis yang memajukan inovasi.

Continuing to Transform the Back Office

Dengan otomatisasi, banyak tugas biasa, berulang, dan padat karya di area back-office seperti pengadaan, keuangan dan akuntansi, penggajian, pelaporan, rantai pasokan, dan pusat layanan bisnis dapat diselesaikan dengan cepat, akurat, hemat biaya, dan efisien.

Organisasi akan terus mengadopsi lebih banyak otomatisasi saat mereka mendefinisikan ulang cara tugas dialokasikan dan dilakukan di back office. IA akan diterapkan di seluruh fungsi dan dewan, sangat memengaruhi dan mengubah cara kita bekerja saat ini. Otomasi dapat menangani proses bisnis secara menyeluruh, bahkan menangani tugas-tugas yang kompleks. Hal ini memungkinkan sumber daya manusia untuk terlibat dalam menyampaikan wawasan untuk memberikan tambahan nilai yang secara kualitatif lebih tinggi bagi para pembuat keputusan.

Sumber: Automation Anywhere

PT Strategic Partner Solution

  The Bellezza Shopping Arcade
    2nd Floor Unit SA15-16
    Jl. Arteri Permata Hijau, Kec. Kby. Lama
    DKI Jakarta 12210
  +62 812 8700 0879
  info@myspsolution.com

NETWORKING

Bandung

  Jl. Jend. Sudirman No. 757
    Bandung 40212
(62-22) 603 0590 (Hunting)
(62-22) 603 0967

Medan

  Kawasan Industri Medan Star
    Jl. Pelita Raya I Blok F No. 5
    Tanjung Morawa Km 19,2
    Deli Serdang 20362
  (62-61) 7940800
  (62-61) 7941990

Semarang

  Jl. Tambak Aji I / 6
    Komp. Industri Guna Mekar
    Semarang 50185
  (62-24) 866 3521
  (62-24) 866 3529

Surabaya

  Jl. Ngemplak No. 30
    Komplek Ambengan Plaza
    Blok B 35-37
    Surabaya 60272
  (62-31) 531 9635 (Hunting)
  (62-31) 531 9634

Lampung

  Perumahan Gunung Madu Plantation
    Jalan Pulau Morotai Blok B No. 1
    Kecamatan Sukarame - Tanjung Baru
    Bandar Lampung

Surakarta

  Jalan Melati No. 2,
    Kelurahan Purwosari
    Laweyan, Surakarta

Palembang

  Komplek Ilir Barat Permai
    Blok D.I. No. 31
    Kelurahan 24 Ilir, Palembang

Samarinda

  Jalan Ir. Sutami, Pergudangan Tahap II
    Blok S No.3B
    Karang Asam, Samarinda

Makassar

  Jalan Ir. Sutami,
    Komplek Pergudangan Parangloe Indah
    Blok C-II 3/6, Makassar

Pontianak

  Jalan Raya Wajok Hilir Km. 15,65
    Siantan, Pontianak